Budgetierung in der Hotellerie & Gastronomie – relevante Kennzahlen immer deutlich vor Augen

Budgetierung in der Hotellerie & Gastronomie –
relevante Kennzahlen immer deutlich vor Augen

Das Budget, auch Etat oder Planzahlen genannt, ist die Gegenüberstellung der für seine Finanzperiode (Haushaltsjahr) in Aussicht genommenen Einnahmen und Ausgaben. Das Budget beschreibt in der Betriebswirtschaftslehre (BWL) ein in wertmäßigen Größen (Geldbeträgen) formulierten Unternehmensplan. Das Budget ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung und -sicherung. Das Budget enthält unterschiedliche Teilpläne: Umsatzplan, Personalplan, Investitionsplan, Soll / Ist Vergleich und Latest Estimate (jüngste Schätzung, letzte Hochrechnung).

Gründe für die Implementierung eines Budgets in der Hotellerie & Gastronomie:

Kleine und mittlere Betriebe des Hotel- und Gaststättengewerbes konnten bisher durch begabte Unternehmer auch ohne formale Budgetierung erfolgreich geführt werden. Heute kann man es sich nicht mehr leisten, von Gewinn oder Verlust am Jahresende überrascht zu werden. Viele Fehlinvestitionen und Fehlentscheidungen bei der Angebots-, Preis-, und Servicegestaltung in der Hotellerie und Gastronomie rühren daher, dass allein aufgrund der gefühlsmäßigen Einschätzung der Marktgegebenheiten ungeplante und unkontrollierte Entscheidungen getroffen werden.

Das herkömmliche Rechnungswesen ist überwiegend historisch orientiert und kann dem Hotel- und Gastronomiemanagement oft nur im „Nachhinein“ einen „Leichenbefund“ zahlenmäßig dokumentieren. Selbstverständlich ist auch die vergangenheitsorientierte Buchhaltung für die Budgetierung, Lenkung und Kontrolle des Unternehmens wichtig. Die systematische Budgetierung, ist das Planungssystem, das über die gesamte Unternehmenspolitik informiert. Es zeigt eine Reflexion bzw. simuliert das Betriebsjahr im Voraus. Es hilft Ihnen „Zahlenfriedhöfe“ zu vermeiden.

Viele Unternehmer unterliegen dem Irrglauben, die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Bilanz würden als „Steuerungsinstrument“ im Betrieb genügen. Sie überschätzten, die Aussagekraft der BWA. Diese Werte zeigen lediglich einen Rückblick auf den vorangegangenen Monat bzw. auf das Quartal. Eine qualifizierte Budgetierung hingegeben ist das geistige Durchdringen des nächsten Geschäftsjahres mit all seinen Facetten.

Ein weiteres Vorurteil ist „Budgetplanung ist nur für große Betriebe“. Es gibt keinen Unterschied zwischen kleinen und großen Betrieben in Bezug auf Unternehmenssteuerung und Unternehmenssicherung. Ein Budget umfasst alle Profit-Center und deren Erlöse, ein Marketingbudget, ein Investitionsbudget und ein Personalbudget. Dabei werden auch der Waren- und Materialeinsatz berücksichtigt, es werden alle Kostenblöcke erfasst. Ein monatlicher Soll-Ist-Vergleich ist schnell und effizient ersichtlich. Ein weiterer Punkt wäre das Latest Estimate (jüngste Ist-Hochrechnung), welche dem Unternehmer Handlungsoptionen frühzeitig aufzeigt. Letztlich beinhaltet das Budget ein Liquiditätsplan Soll und ein Liquiditätsplan Ist. Durch die permanente (monatliche) Aktualisierung weist der Unternehmer zu jedem

Zeitpunkt, wie es um das betriebswirtschaftliche Ergebnis steht, aber auch ob die Liquidität sichergestellt ist.

Das wöchentliche Forecasting, unter Einbezug einer sogenannten Preisampel überprüft noch während dem laufenden Geschäftsmonat, ob das Budget (Monat, Quartal, Halb- oder Jahresbudget) realisiert werden kann.

Budgetierung ist somit die Königsdisziplin der Betriebsführung, der Kompass für das kommende Geschäftsjahr und steht daher immer im Fokus der Banken.

Die Vorteile zusammengefasst:

  • Strategische und operative Zielsetzung des kommenden Geschäftsjahres
  • Festlegung verfügbarer Mittel
  • Bildung von Entscheidungseinheiten
  • Bewertung und Rangordnung der anstehenden Entscheidungen
  • Ressourcen-Allokation
  • Maßnahmenplanung und Mitarbeiterinformation
  • Budgetkontrolle

Ganz nach dem Motto:
„Wer nicht genau weiß wohin er will, muss sich nicht wundern, wenn er ganz woanders ankommt.“

Max F. Jahn
Gutachter, Experte für Nachfolge